Introducción

Una encuesta realizada por la firma Ernst & Young durante el 2006 en países con economías emergentes, incluido México, arrojo que 3 de cada 10 de las empresas encuestadas había tenido pérdidas significativas por concepto de fraude en los últimos 2 años, y 9 de cada 10 percibe haber sido victima de algún tipo de delito, aún no detectable. Esta encuesta mostró también que, anualmente, las pérdidas por ilícitos patrimoniales llegan a ser, en promedio, del 5% del total de las ventas en dichas compañías.

El mensaje es claro, invertir en medidas que permitan prevenir y corregir ilícitos patrimoniales en la empresa es una inversión altamente redituable, tan redituable, que, si se realiza de la manera adecuada, puede llegar a ser una fuente importante de financiamiento para la organización.

Para que las medidas de protección patrimonial sean efectivas en una Organización, deberán estar enfocadas en proteger las operaciones del negocio en situaciones normales y de crisis, por lo que es altamente recomendable que dichas medidas estén sustentadas en un análisis de vulnerabilidades del negocio.

Una vez realizado el análisis de vulnerabilidades, el siguiente paso es el desarrollo de un plan de trabajo que incluya la aplicación de medidas de protección física, administrativa, humana, operativa, tecnológica y legal, formando así, un sistema integral.

El objetivo último del sistema de protección patrimonial es brindar una defensa integral a las operaciones del negocio, en contra de los riesgos de prevención de pérdidas que puedan afectar directa o indirectamente su correcta operación. Entre estos riesgos se incluyen: Problemas de violencia laboral, consumo y distribución de sustancias ilícitas, robos con y sin violencia, secuestro, robo y fuga de información competitiva, robo de carga en trayecto, daño a instalaciones, sabotaje, fraudes, entre muchos otros.

¿Cuando Debo Implementar un Programa de Protección Patrimonial?

La implementación del programa integral de protección patrimonial en una organización obedece a uno o más de los siguientes motivos:

· Una necesidad especifica en materia de prevención de pérdidas. La detección de una actividad ilícita que afecte las operaciones del negocio; una denuncia directa avisando sobre violaciones a políticas y/o procedimientos de la organización; un faltante de inventarios en materias primas, en producto en procedo y/o en producto terminado; entre otros.

· Sospecha sobre una o más áreas de oportunidad en el sistema existente de prevención de pérdidas. Sospecha de actividades ilícitas y/o violaciones a las políticas y procedimientos de la empresa; rumores sobre consumo de sustancias ilícitas, enriquecimiento inexplicable y/o robo por parte de empleados, clientes, contratistas y proveedores; entre otros.

· Un plan de desarrollo diseñado para prever futuras vulnerabilidades. Desarrollo de nuevos procesos para el negocio, apertura de nuevas cedes, lanzamiento próximo de nuevos productos y servicios, contratación masiva de empleados, cambio de administración, entro otros.

· Cambios en la legislación local, nacional y/o internacional. Desarrollo de programas de seguridad en exportaciones (C-TPAT y BASC), programas de prevención y corrección de consumo de sustancias ilícitas, programas de bioterrorismo, entre otros.

· Posterior a una investigación de ilícitos. Después de haber realizado una investigación de robo o fraude, como corrección a futuros problemas de robo, secuestro, fuga de información, entre otros.

· Otros motivos.


¿Cuál es el Éxito de un Programa de Protección Patrimonial?

Aunque muchas de las medidas de protección que pueden ser implementadas en una organización suelen ser bastante lógicas, la experiencia demuestra que estas soluciones a vapor suelen atacar solo las consecuencias de los problemas y no sus causas raíz.

Para que un sistema de protección patrimonial sea efectivo, se requiere de dos importantes factores: Un proceso de análisis, diseño e implementación hecho a medida de cada organización, y de que dichas medidas resulten no solo efectivas para la organización, sino eficientes también, es decir, que cuenten con una relación adecuada entre su costo de aplicación y los beneficios directos e indirectos que producirán al sistema.

Para alcanzar el éxito en el proyecto a través de los factores de éxito antes mencionados, se necesita de un equipo multidisciplinario dirigido y asesorado por un profesional de prevención de pérdidas. Es recomendable que el equipo este formado por personal de primer nivel de la organización, y que el especialista líder cuente con experiencia practica en e desarrollo de sistemas integrales de protección patrimonial.

Si la organización no cuenta con un especialista de este nivel, es altamente recomendable el recurrir a asesores externos adecuadamente calificados.

¿Como Debo Empezar el Desarrollo del Programa de Protección Patrimonial?


Ningún médico puede darse el lujo de recetar un medicamento a su paciente sin antes conocer los detalles sobre su enfermedad, así que el primer paso para desarrollar un programa efectivo de protección patrimonial es la realización de un análisis de riesgos y vulnerabilidades. Con la información obtenida en esta radiografía se podrá desarrollar un plan de trabajo adecuado a las necesidades de la organización.

Los riesgos son acciones y condiciones propias del entorno o de la organización que pueden llegar a afectar la operación del negocio. Las vulnerabilidades son los huecos que tiene la organización en sus medidas de control, que a su vez facilitan el que está se vea afectada por los riesgos antes mencionados.

Un análisis de riegos y vulnerabilidades es un proceso sistemático que involucra, por lo menos, lo siguientes pasos:
1. Revisión física de la instalación evaluada. Revisión del área perimetral, dentro y fuera del predio. Revisión de puertas y portones, ventanas, edificios, oficinas, almacenes, iluminación, etc.
2. Revisión de políticas, procedimientos, normas y reglamentos relacionados al control de personas, vehículos, mercancías, materiales, información, etc.
3. Revisión de los controles humanos y operativos, es decir, los procesos de selección, investigación, contratación, entrenamiento y supervisión de empleados propios y de contratistas.
4. Revisión de equipos tecnológicos de seguridad, incluyendo: Sistemas de alarma, sistemas de circuito cerrado de televisión, controles biométricos de acceso, sistemas de información, entre otros.
5. Revisión de aspectos legales relacionados con la protección de la Instalación, entre los que se incluyen: Seguros, fianzas de fidelidad, contratos con empleados, proveedores, contratistas y clientes, entre muchos otros.

Con la información recabada, un especialista en protección patrimonial podrá realizar un reporte escrito que servirá, para que junto con los administradores de la instalación, se realice un plan de trabajo a mediano y largo plazo.

¿Cómo Logro Enfocar mi Programa de Protección Patrimonial?

Para que un sistema sea efectivo, se recomienda que la administración enfoque el programa de prevención de pérdidas en la solución inmediata de sus problemas más urgentes, y una vez solucionados, realicen avances en las otras áreas de oportunidad.

Independientemente del tamaño de la empresa, los problemas más urgentes son fáciles de identificar, son áreas de oportunidad que generan continuos reportes y dolores de cabeza a la administración del negocio, por lo que el proyecto puede tener uno o más de los siguientes enfoques:

1. Empresa Libre de Drogas y de Violencia Laboral. Ya que el problema del consumo y distribución de drogas en un problema real y de gran crecimiento mundial, y en especial en nuestro país, el tomar acciones preventivas y/o correctivas respecto a este problema, asegura que la organización cuente con altos valores y disciplina que a su vez soporte los otros elementos del sistema. Aunque los problemas de violencia laboral no siempre están relacionados con el consumo de sustancias prohibidas, es recomendable el implementar medidas prevenidas cuando la organización así lo requiere.

2. Protección Intramuros. Se refiere a la protección de todos los activos (tangibles e intangibles) que se encentren dentro del predio de la organización. El proyecto debe tener este enfoque cuando el principal problema sean los robos por parte de empleados, clientes, proveedores, transportistas, etc.

3. Protección de la Carga en Trayecto y Seguridad en Exportaciones. Protección de todos los activos que se encuentren en trayecto, especialmente materias primas, producto terminado y maquinarias y equipos que salen del predio (Con o sin regreso).

4. Protección de la Propiedad Intelectual. Protección de información confidencial y de activos intangibles tales como la marca, la buena reputación de la empresa, etc.

5. Autoprotección y Protección de Personas. No solo se refiera a la protección del personal ejecutivo, sino también a la protección del personal clave para el funcionamiento de la Organización, así como a los empleados, proveedores, contratistas y/o personas que en general permiten que la Organización funcione.

6. Protección Durante Emergencias y Crisis. Además de la simple preparación de brigadas, equipos y planes para prevenir y corregir incendios, inundaciones y/o accidentes industriales, la protección durante emergencias y crisis debe cubrir áreas vitales de prevención de pérdidas tales como preparación para secuestros, huelgas, vandalismo, sabotaje, fraude, robo de secreto industrial, extorsión, robo con violencia y asalto, robo de carga en trayecto, entre otros.

¿Quién Debe Desarrollar el Proyecto?

Definitivamente el éxito en el desarrollo e implementación del programa de protección patrimonial debe ser realizado por un especialista en el área, y aunque idealmente, la organización deberá de contar con un especialista interno, la mayoría de las empresas recurren a asesores externos.

La contratación de de asesores externos debe ser un proceso meticulosamente planeado, ya que, al igual que cualquier otro contratista, un asesor presenta ventajas y desventajas.

Un servicio de asesoría profesional alcanzará los objetivos del proyecto fomentando la participación de todos los niveles de la organización, especialmente, de los directivos y gerentes. Los objetivos del proyecto deben ser claros en forma y tiempo, las medias de protección implementadas deben ser un traje a la medida, y todos los resultados deben poder ser medibles.

Aunque no es un requisito, si es recomendable que el o los asesores contratados cuenten con algún tipo de certificación que avale sus conocimientos.

¿Dónde Puedo Encontrar Mayor Información Sobre este Tema?


Para mayor información sobre el desarrollo de medidas preventivas y correctivas de robo y fraude, de robo de carga en trayecto, programas de seguridad en exportaciones, uso y abuso de sustancias ilícitas, problemas de violencia laboral, protección VIP y/o actuación ante situaciones de emergencias y crisis, contacte a:

Israel Robledo, CPP, PSP
Consultor en Prevención de Pérdidas
Email: israelmty@gmail.com
Oficina: +52(81) 8376 3401
Movil: (044) 81 8021 5160 (Monterrey, México)